Нотаріальна копія і нотаріальний переклад: коли що потрібно

Люди часто плутають нотаріальну копію та нотаріальний переклад, хоча це абсолютно різні послуги, призначені для різних ситуацій. Одна - про засвідчення документа українською, друга - про переклад його іноземною мовою. Давайте розберемо, коли яка потрібна, чи можна замінити одну одною, та що саме робить кожна з них.

Що таке нотаріальна копія¶

Нотаріальна копія - це ксерокопія документа, засвідчена нотаріусом. Нотаріус особисто звіряє копію з оригіналом, переконується, що вона точно його відтворює, ставить свій підпис, гербову печатку та виконавчий напис - і тоді копія набуває юридичної сили оригіналу.

Зачем це потрібно? Звичайна ксерокопія, яку ви робите самі або в копіювальному центрі, не визнається ніде. Це просто папір з чорно-білим зображенням. Державні органи, банки, суди, посольства, школи, вузи - усім потребує документа, який має юридичну вагу, а не домашнього надруку. Замість того, щоб носити оригіналом туди-сюди (і ризикувати його загубити, пошкодити, поміняти, або зберегти на одне з багатьох місц), люди роблять нотаріальну копію.

Нотаріальна копія матиме таку саму силу, як оригінал. Якщо оригінал паспорта приймають у суді, то й засвідчену копію приймуть. Нотаріус не перевіряє, чи правдива інформація в документі - він лише підтверджує, що копія ідентична оригіналу за змістом та зовнішнім виглядом. За законом про нотаріат, нотаріус засвідчує вірність копії лише за умови пред’явлення оригіналу документа, не копії копії.

Що таке нотаріальний переклад¶

Нотаріальний переклад - це переклад документа, засвідчений нотаріусом. Але засвідчена не сама копія, а підпис перекладача та його кваліфікація, які підтверджують, що переклад виконаний компетентною особою з необхідною освітою.

Процес такий: дипломований перекладач робить переклад (часто з оригіналу чи копії). Потім перекладач та його переклад йдуть до нотаріуса. Нотаріус перевіряє дипломи перекладача, його реєстрацію у системі присяжних перекладачів (якщо це вимагає установа), засвідчує його особу, й ставить свій підпис та печатку. Переклад отримує юридичну силу. На переклад видається засвідчувальний напис, який документує весь процес.

Нотаріальний переклад потрібен, коли установа приймає документ іноземною мовою та вимагає офіційного засвідчення, що той перекладений правильно. Наприклад, посольство Франції вимагає паспорт англійською - недостатньо просто скористатися Google Translate чи попросити знайомого перекласти. Потрібен нотаріальний переклад, щоб установа знала: цей переклад робив професіонал, і він законний.

Коли потрібна нотаріальна копія¶

Нотаріальна копія потрібна в таких ситуаціях:

Коли оригінал передати неможливо або небажано¶

Ви подаєте документи в кілька установ одночасно (виш, консульство, банк) - кожна потребує документ у себе, копії робити їм окремо не захочуть. Або вирішили зберегти оригінал вдома, на випадок якщо знадобиться пізніше. Нотаріальна копія дає вам цю гнучкість - кожна установа отримує засвідчену копію, що має ту саму юридичну силу, як оригінал.

Коли закон або установа це прямо вимагає¶

Реєстрація нерухомості, оформлення спадщини, відкриття банківського рахунку, отримання кредиту - часто потребують не просто копії, а нотаріально завіреної. На сайті установи, куди подаватимете документи, зазвичай чітко написано: “копія повинна бути засвідчена нотаріусом”. За законодавством України, нотаріуси засвідчують вірність копій, виданих юридичними особами, за умови що вони не суперечать закону.

Коли документ подається за кордон, але залишається в оригінальній мові¶

Наприклад, американське консульство просить копію вашого паспорта. Паспорт в оригіналі український - оригіналом його не передадите (консульство його не поверне), тому робите засвідчену копію на українській. Консульство отримує гарантію, що ця копія справжня.

Але якщо консульство просить паспорт англійською - то це вже не копія, це переклад. Копія залишається однією мовою.

Коли документ старий, пошкоджений або вам важко з ним розпрацьовувати¶

Якщо оригінал потьмянів від часу, порвався, згорів на сонці, або навіть якщо ви боїтеся його носити з собою туди-сюди - нотаріальна копія робиться точно з оригіналу. Навіть якщо в оригіналі щось нечітко прочитується, нотаріус переписує це так, як він це бачить. Копія матиме таку ж юридичну силу та буде легітимною, навіть якщо оригінал згодом загубиться.

Коли потрібен нотаріальний переклад¶

Нотаріальний переклад потрібен в таких ситуаціях:

Коли установа іноземної країни вимагає переклад¶

Найчастіше - посольства, міграційні органи, іноземні вузи, банки. Коли ви подаєте документи на немецьку візу, посольство Німеччини просить дипломи на німецькій - не просто переклад, а нотаріально засвідчений. Это гарантія, що переклад виконаний професіоналом і його можна довіряти.

Коли документи подаються в іноземну державу з іншою мовою¶

Чи то для навчання у вузі, роботи, відкриття бізнесу, іміграції. Місцеві органи не просто потребують перекладу - вони потребують гарантії. Вони не знають вас, не знають якість вашого перекладу. Нотаріальна печатка перекладача та нотаріуса каже їм: за цей переклад несе відповідальність професіонал.

Коли документи фінансові або юридичні¶

Банки, юристи, суди за кордоном завжди вимагають засвідчені переклади. Звичайний переклад вони не приймуть - це може бути помилка, або навіть часто намисне спотворення. Нотаріальний переклад - це гарантія законності.

Коли документи про освіту або професійну кваліфікацію¶

Дипломи, сертифікати, посвідчення про освіту часто потребують нотаріального засвідчення перекладу. Закордонна установа перевіряє таким чином, що переклад справжній і виконаний кваліфікованою особою. Особливо важливо для медиків, юристів, вчителів, інженерів - людей, що мають спеціальні ліцензії.

Основна різниця - таблиця¶

Аспект	Нотаріальна копія	Нотаріальний переклад
Що засвідчується	Що копія = оригіналу	Що переклад - професійний
Мова документа	Залишається однаковою	Змінюється на іноземну
Кого перевіряє нотаріус	Ніякої особи	Кваліфікацію перекладача
Коли використовується	Оригінал передати неможливо	Потрібна іноземна мова
Приклад 1	Паспорт українською до консульства	Паспорт на англійській для консульства
Приклад 2	Диплом до банку в Україні	Диплом на німецькій до вишу в Німеччині
Юридична сила	Замінює оригінал	Засвідчує якість перекладу
Мовна база	Одна мова (оригіналу)	Дві мови (оригінал + переклад)

Ключова відмінність: нотаріальна копія залишається українською мовою - вона про те, що копія справжня. Якщо документ іноземною мовою, то це вже переклад, а не копія. І навпаки: переклад - це не копія, це нова версія документа мовою установи.

Можна ли замінити одне одним¶

Коротка відповідь: ні, не можна. Вони вирішують совершенно різні задачі.

Уявіть ситуацію: ви подаєте документи на навчання в Німеччину. Вам потрібні ваші дипломи.

Якщо ви зробите нотаріальну копію диплома українською - копія буде мати юридичну силу оригіналу, але німецька установа не зрозуміє ні слова. Вона не знає українську. Копія не рішить проблему.

Якщо ви зробите нотаріальний переклад диплома на німецькі - установа зрозуміє, але залишається питання: чи це справді копія вашого диплома, чи просто якийсь переклад? Немає перевірки, що переклад відповідає оригіналу.

Саме тому часто потрібні обидва. Ідеальна схема така: за законодавством України, спочатку робиться нотаріальна копія оригіналу (щоб збереглись всі дані, печатки, всі мовні та форматні нюанси). А потім переклад робиться саме з цієї засвідченої копії, не з оригіналу. Так установа отримує переклад, гарантований нотаріусом, що він відповідає оригіналу. Це - найбільш надійна схема.

Як правильно підготувати документи¶

Схема 1: тільки копія (документ для того ж регіону)¶

Ви подаєте документи в Україні, держустанови знають українську. Потрібна тільки нотаріальна копія оригіналу.

Порядок: виносите оригінал до нотаріуса, нотаріус робить копію та засвідчує. Готово.

Схема 2: тільки переклад (для вузу за кордоном, але документ вже іноземною мовою)¶

Рідко, але буває. Наприклад, у вас виважень курс на англійській, і вам потрібен сертифікат цього курсу на німецькій для німецької праці. Оригінал сертифіката англійською. Потрібен тільки нотаріальний переклад.

Порядок: переводчик робить переклад, потім переклад та перекладача засвідчує нотаріус. Готово.

Схема 3: обидва (для за кордоном з документом у оригіналі)¶

Це найпоширеніша схема. Наприклад, ви мігруєте до Франції і вам потрібні документи матері для наслідування. Мати в Україні. Документи оригіналом українською.

Порядок такий:

1. Матери отримати оригіналы документів від установи (свідоцтво про народження, довідка про сімейний стан, тощо).
2. Зробити нотаріальну копію кожного оригіналу у нотаріуса.
3. Переклад робиться саме з нотаріальної копії на французьку мову.
4. Нотаріальний переклад засвідчується нотаріусом.
5. Переклад разом з засвідченою копією та апостилем (спеціальний штамп від МЗС) подаються до Франції.

Це звучить складно, але іноземна установа отримує повну гарантію: копія відповідає оригіналу (перевірив нотаріус), переклад професійний (перекладач дипломований), апостиль підтверджує, що нотаріус справжній (виданий МЗС).

Вартість послуг в Україні 2026¶

Нотаріальна копія¶

Нотаріальне засвідчення копії коштує в Україні від 100 до 300 гривень за документ. Ціна залежить від:

• Кількості сторінок (багатосторінковий документ дорожчий)
• Типу документа (звичайна копія дешевша, ніж копія з прошивкою)
• Того, чи потрібні додаткові манипуляції (прошивка документа перед засвідченням, скріпка, тощо)
• Того, державний це нотаріус чи приватний (приватні беруть дорожче)

Приватні нотаріуси у великих містах (Київ, Львів, Одеса) часто беруть 150-300 гривень, державні - зазвичай 100-150 гривень.

Нотаріальний переклад¶

Нотаріальний переклад коштує набагато дорожче, бо це не просто засвідчення, а повноцінна професійна послуга. Ціна залежить від:

• Обсягу тексту (зазвичай рахується за 100 слів)
• Пари мов (простіші пари дешевші, рідкісні мови дорожче)
• Термінів виконання (термінове виконання коштує більше)
• Спеціалізації документа (медичні, юридичні, технічні документи дорожче за звичайні)

Типова ціна: 50-150 гривень за 100 слів. Мінімум зазвичай - 500-1000 гривень за переклад.

Важливе про тарифи¶

Законодавство України передбачає, що нотаріус встановлює ціну за домовленістю з клієнтом. Тому жорсткого офіційного прайса не існує. Але державні тарифи регулюються та знаходяться в межах 100-200 гривень, тоді як приватні можуть доходити до 500-1000 гривень за складні послуги.

Поширені помилки¶

Помилка 1: “Я замовив нотаріальну копію, і її прийме посольств

Ні, якщо посольство прямо просить документ іноземною мовою. Копія на українській не допоможе. Якщо посольство вимагає паспорт на англійській, то потрібен переклад, а не копія. Копія для матеріалів, коли потрібна копія в тій же мові.

Помилка 2: “Переклад без копії буде дешевш唶

Технічно так, але кваліфікована установа все одно попросить доказ, що переклад відповідає оригіналу. Без цього вона не буде впевнена. Копія плюс переклад - це безпечніше і часто дешевше, ніж потім переробляти.

Помилка 3: “Нотаріальна копія, зроблена в Україні, буде дійсна за кордоно씶

Дійсна вона лише у країнах, які визнають нотаріальне засвідчення України. В більшості випадків, особливо для країн ЄС, США, Канади, нотаріальна копія потребує апостиля - спеціального штампу від МЗС України, який підтверджує, що нотаріус справжній. Апостиль коштує окремо, зазвичай 20-50 гривень.

Помилка 4: “Я зроблю копію сам, а нотаріус просто засвідчить”¶

Не так працює. Копія або робиться нотаріусом під його наглядом, або ви приносите копію з оригіналом, і нотаріус звіряє їх покроково. У будь-якому випадку нотаріус несе відповідальність за вірність копії і не буде засвідчувати, якщо копія напроцесу зроблена небережно.

Помилка 5: “Переклад роблю я сам, а нотаріус засвідч󺔶

Нотаріус засвідчує переклад, зроблений дипломованим перекладачем. Якщо ви переклали самі - нотаріус це не засвідчить. Для нотаріального перекладу перекладач повинен мати діплом та відповідну кваліфікацію, яку нотаріус перевіряє. Якщо у вас нема дипломи про освіту в перекладацтві - такий переклад не буде офіційним.

Коли потрібні обидва - реальні приклади¶

Приклад 1: емграція до Канади¶

Ви емігруєте до Канади з родиною. Канаді потребує: - Свідоцтво про народження дитини - Медичні документи (щеплення, довідка від лікаря) - Трудова трудова книжка батька

Алгоритм: 1. В Україні робите нотаріальну копію кожного документа (украї: родиної час, лікар дає довідку - все копіюється нотаріально) 2. Переклади робляться на англійську з цих копій 3. Нотаріус засвідчує переклади 4. Апостиль ставиться на копії та переклади 5. Усі документи разом подаються до Канади

Канаді отримує гарантіцію всього ланцюжка.

Приклад 2: виступу до польського вишу¶

Документи потрібні по-польськи. Ви: 1. Подаєте до нотаріуса диплом, довідку з оцінками, свідоцтво про мовну компетенцію 2. Робляться нотаріальні копії 3. Переклади робляться на польськи з копій 4. Нотаріус засвідчує переклади 5. Копії та переклади разом подаються до вишу

Виш знає: копії справжні, переклади професійні.

Висновок: коротко про головне¶

Нотаріальна копія - про оригинальність документа. Нотаріальний переклад - про якість перекладу. Замінити одне одним не можна, бо вони про різне.

Якщо документ подається в Україні і мовою України - потрібна копія. Якщо документ подається за кордон іноземною мовою - потрібен переклад. Якщо документ подається за кордон іноземною мовою і потрібна гарантія оригинальності - потрібні обидва.

FAQ¶

Чи можна нотаріальну копію замінити нотаріальним перекладом?¶

Не завжди. Копія заміняє оригінал для подачі документа; переклад - робить документ зрозумілим іноземній стороні. Якщо посольство просить персональні дані англійською, то потрібен переклад, а не копія. Але якщо просить докази, що копія справжня - тоді копія.

Чи можна подати нотаріальну копію без перекладу?¶

Так, якщо документ мовою, яку приймає установа. Наприклад, у виборчу комісію можна подати засвідчену копію свідоцтва на українській. Але за кордон - тільки з перекладом або з апостилем.

Чи можна подати переклад без копії оригіналу?¶

Залежить від вимог установи. Деякі просять переклад з копії, деякі приймають переклад оригіналу. Краще уточнити заздалегідь. Як правило, переклад з копії - безпечніше, бо нотаріус вже перевірив, що копія справжня.

Скільки коштує нотаріальна копія одного документа?¶

Від 100 до 300 гривень за один документ. Приватні нотаріуси можуть брати дорожче, ніж державні. Багато нотаріусів дають знижку на кількість копій одного й того ж типу.

Чи дійсна нотаріальна копія за кордоном?¶

Лише в країнах, які визнають нотаріальне засвідчення. В більшості випадків (ЄС, США, Канада) копія вимагає апостиля - штампу на документі від МЗС України, який підтверджує, що нотаріус справжній. Апостиль ставиться на копію, потім копія вже має силу за кордоном.

Чи нотаріус засвідчує, що документ справжній?¶

Ні. Нотаріус засвідчує лише те, що копія відповідає оригіналу, і що його підпис справжній. Він не перевіряє, чи справжній сам оригінал - це не його роль. Наприклад, якщо хтось приніс вигаданий лист та сказав, що це оригінал, нотаріус не виявить обман, якщо лист виглядає добре. Його роль - засвідчувати вірність копії, а не гарантувати справжність документа.

Чи може одна копія використовуватись у кількох місцях?¶

Так. Нотаріальна копія має таку саму силу, як оригінал, тому її можна передавати як у перший орган, так і в другий, третій. Але кожен орган, можливо, попросить оригіналу або свою копію. Краще зробити кілька копій завперед.

Як довго робиться нотаріальна копія?¶

Зазвичай протягом 10-30 хвилин від моменту звернення. Якщо документ складний (багатосторінковий, прошитий), може зайняти 30-60 хвилин.

Як довго робиться нотаріальний переклад?¶

Залежить від обсягу. Переклад 5 сторінок може зайняти 2-3 дні, 50 сторінок - неділю чи більше. Термінове виконання (24-48 годин) коштує дорожче.